En arbetsplan är en beskrivning av en uppsättning mål och processer genom vilka ett team kan uppnå dessa mål, ger läsaren en bättre förståelse av projektets omfattning. Arbetsplaner, vare sig det används i professionell eller akademiska livet, hjälpa dig att hålla ordning medan du arbetar med projekt. Genom arbetsplaner, bryter du ner en process i små, genomförbara uppgifter och identifiera de saker du vill åstadkomma. Lär dig att skriva en arbetsplan så att du kan vara beredd på kommande projekt.
Steg
- 1Identifiera syftet för din arbetsplan. Arbetsplaner är skrivna av olika skäl. Bestäm syftet på framsidan så att du kan förbereda sig ordentligt. Tänk på att de flesta arbetsplaner är under en viss tidsperiod (dvs., 6 månader eller 1 år).
- På arbetsplatsen, arbetsplaner hjälpa din handledare vet vilka projekt du kommer att arbeta med under de kommande månaderna. Dessa kommer ofta direkt efter en årlig utvecklingssamtal eller som team genomföra stora projekt. Arbetsplaner kan också vara resultatet av strategiska planeringsmöten din organisation innehar vid ingången av ett nytt kalenderår eller räkenskapsår.
- I den akademiska världen, kan arbetsplaner hjälpa eleverna att skapa ett schema för ett stort projekt. De kan också hjälpa lärare att planera sin kursmaterial för terminen.
- För ett personligt projekt, kommer arbetsplaner hjälper dig avgränsa vad du tänker göra, hur du tänker göra det, och vid vilken tidpunkt du tänker ha det gjort. Personliga arbetsplaner, medan inte absolut nödvändigt, kommer att hjälpa den enskilde att hålla reda på hans / hennes mål och framsteg.
- 2Skriv inledningen och bakgrunden. För professionella arbetsplaner, kan du behöva skriva en inledning och bakgrund. Dessa ger din arbetsledare eller chef med den information de behöver för att sätta ditt arbetsplan i sitt sammanhang. Skriva en inledning och bakgrund ofta är onödigt för en akademisk arbetsplan.
- Introduktionen ska vara kort och engagerande. Påminn dina överordnade varför du skapar denna arbetsplan. Introducera det specifika projektet (er) som du kommer att arbeta med under denna tidsperiod.
- Bakgrunden bör belysa de skäl som du skapar denna arbetsplan. Till exempel, recitera detaljer eller statistik från de senaste rapporterna, identifiera problem som behöver åtgärdas, eller bygga bort av rekommendationer eller synpunkter du fått under tidigare arbetsprojekt.
- 3Bestäm ditt mål (s) och mål. Mål och delmål är relaterade i att de båda pekar på saker som du hoppas uppnå genom din arbetsplan. Men minns skillnaderna, också, målen är generella och mål är mer specifika.
- Mål bör fokusera på helheten i projektet. Lista önskad slutresultatet av din arbetsplan. Håll det breda, till exempel, gör ditt mål är att slutföra en uppsats eller att lära sig mer om att skriva.
- Målen bör vara specifika och påtagliga. Med andra ord bör du kunna kontrollera dessa från din lista när du åstadkomma dem. Till exempel skulle hitta folk att intervjua för din uppsats göra en bra målsättning.
- Många arbetsplaner bryta ner målen i kort-, medel-och långfristiga mellan-> mål om de varierar kraftigt. Till exempel kan ett företags kortsiktiga målet att öka tittandet 30% under tre månader varierar kraftigt från det långsiktiga målet att stärka varumärkets synlighet i sociala medier under det kommande året.
- Mål i allmänhet är skrivna i aktiv röst och använda handlingsverb med specifika betydelser (t.ex. "planerar", "skriva", "öka" och "åtgärd") i stället för verb med vagare betydelser (t.ex. "undersöka", "förstå" "vet", etc.).
- 4Överväga att beställa din arbetsplan med "smarta" mål. SMART är en förkortning som används av individer söker efter mer konkreta, genomförbara resultat i arbetsplaner.
- Specifik. Vad ska vi göra för vem? Lay ut vad befolkningen du ska tjäna och eventuella särskilda åtgärder ni kommer att använda för att hjälpa denna befolkning.
- Mätbara. Är det kvantifierbara och kan vi mäta den? Kan du räkna resultaten? Visste du strukturera arbetsplanen så att "hälsan i Sydafrika skulle öka under 2020?" eller har du strukturera det så att "fall av hiv / aids i nyfödda sydafrikanska barn skulle minska 20% till 2020?"
- Kom ihåg att en baslinje nummer behöver upprättas för att kvantifiera förändringar. Om du inte känner till incidensen av hiv / aids bland sydafrikanska nyfödda, det kommer att vara omöjligt att tillförlitligt säga att du minskade incidensen med 20%.
- Uppnåbara. Kan vi få det gjort i tid som avsatts med de resurser vi har till förfogande? Målet måste vara realistiska med tanke på begränsningarna. Öka försäljningen med 500% är rimligt endast om du är ett litet företag. Öka försäljningen med 500% om du dominerar marknaden är nästan omöjligt.
- I vissa fall kan en expert eller myndighet måste höras för att räkna ut om din arbetsplan mål är möjliga att uppnå.
- Relevant. Kommer detta mål har en effekt på det önskade målet eller strategi? Även om det är nog viktigt för den allmänna hälsan, inte mäta längd och vikt av hög-schoolers direkt leda till förändringar i psykiska procedurer? Se till att dina mål och metoder har en tydlig, intuitiv relation.
- Tidsbundna. När kommer detta mål uppnås, och / eller när vi vet att vi är klara? Ange ett hårt slutdatum för projektet. Fastställs vilka, om några, skulle resultaten leda ditt projekt för att komma till ett tidigt slut, med alla resultat har uppnåtts.
- 5Lista dina resurser. Inkludera något som kommer att vara nödvändigt för dig att nå dina mål och syften. Resurser kommer att variera, beroende på syftet med din arbetsplan.
- På arbetsplatsen, kan resurser innehålla saker som ekonomisk budget, personal, konsulter, byggnader eller rum, och böcker. En detaljerad budget kan visas i en bilaga om din arbetsplan är mer formell.
- I den akademiska arenan, kan resurserna inkluderar tillgång till olika bibliotek, material forskning som böcker, tidningar och tidskrifter, dator och tillgång till Internet, och professorer eller andra personer som kan hjälpa dig om du har frågor.
- 6Identifiera eventuella begränsningar. Begränsningar är hinder som kan komma i vägen för att nå dina mål och syften. Till exempel, om du arbetar på en uppsats för skolan, kanske du upptäcker att ditt schema är för trångt för att tillåta dig att forska och skriva ordentligt. Därför skulle en begränsning vara din överväldigande schema, och du skulle behöva skära ut något under terminen för att slutföra din arbetsplan effektivt.
- 7Vem är ansvarig. Ansvarighet är en förutsättning för en bra plan. Vem är reponsible för att slutföra varje uppgift? Det kan vara ett team av människor som arbetar på en uppgift (se resurser), men en person måste vara ansvarig inför en uppgift som färdig i tid.
- 8Skriv din strategi. Se över din arbetsplan och bestämma hur du ska använda dina resurser och övervinna dina begränsningar för att nå dina mål och syften.
- Lista specifika åtgärder steg. Identifiera vad som behöver hända varje dag eller vecka för dig att klara av dina uppgifter. Också lista stegen andra personer i ditt team kommer att behöva ta. Överväg att använda programvara projektledning eller en personlig kalender för att hålla informationen organiserad.
- Skapa ett schema. Även om du kan skapa en preliminär arbetsplan, inse att oväntade saker händer och du behöver för att bygga utrymme i ditt schema för att förhindra halka.
Tips
- Gör ditt arbete arbetsplan för dig. Arbetsplaner kan vara så detaljerad eller så bred som du vill ha eller behöver dem vara. De kan skrivas på ett papper eller skapas på professionell programvara, med grafik och färger. Använd det som är mest naturligt och effektivt för dig.
- Identifiera milstolpar om ditt projekt är särskilt stor. Milstolpar är punkter i hela projektet som höjdpunkten uppfyller vissa mål. De kan också fungera som en punkt av eftertanke, så att du kan titta på var du befinner dig i processen och se till att du fortfarande är på rätt spår med arbetsplanen.