Multitasking, växla fram och tillbaka mellan aktiviteter med varierande komplexitet, har blivit både en arbetsplats och hushåll slagord av årtusendet. Till skillnad från generationer innan, är 24/7 den livsstil för oss - som att använda handen telefon under körning och förlora kontrollen över bilen, ökad ångest, en känsla av att känna sig överväldigad av olika krav, fysisk-mental utbrändhet och depression.
Du jobbar på två projekt på gång, samtidigt som din chef har placerat två nya krav på ditt skrivbord. Du är på telefonen medan tre nya e-postmeddelanden kommer in Du försöker komma ut genom dörren i tid så att du kan plocka upp några matvaror på vägen hem för middag. Din Blackberry går ut och så är din mobiltelefon. Din medarbetare stannar med en begäran om information och din Google Reader är fylld med 100 + meddelanden att läsa. Du jonglera arbetsuppgifter med en hastighet värdig Ringling Bros Grattis, multi-tasker.
I denna tid av omedelbar tekniken, vi bombarderas med en överbelastning av information och krav i vår tid. Även med ett system som är utformat för snabba beslut och för att hålla alla de krav som ditt liv i ordning kan inte hindra oss från att så överväldigad med saker att göra att vårt system börjar falla sönder.
Den här artikeln är hur man inte ska multi-task - en guide till att arbeta så enkelt som möjligt för att kunna upprätthålla din mentala hälsa och hålla din kroppsliga hälsa intakt.
Steg
- 1Få klart om varför det är en dålig sak att multi-task.
- Multi-tasking är mindre effektiv på grund av behovet av att växla om för varje ny uppgift, och sedan växla tillbaka igen.
- Multi-tasking är mer komplicerad, och därmed mer benägna att stress och fel.
- Multi-tasking kan vara galen, och i detta redan kaotiska värld, vi måste tygla i terror och hitta en liten oas av förnuft och lugn.
- 2Börja undvika multi-tasking. De återstående stegen visar hur man kan stoppa multi-tasking och börja närma dina uppgifter i ett zen-liknande sätt som kommer att ge en betydligt lugnare arbetssätt.
- 3Inrätta separata till-göra-listor för olika sammanhang. Detta innebär att ha att göra-listor med anknytning till sådana saker som samtal, dator, ärenden, hem, väntar-för, etc, beroende på din situation.
- 4Använd ett capture verktyg. En capture verktyg, till exempel en bärbar dator, kan användas för omedelbar anteckningar om vad som behöver göras.
- 5Ha en fysisk och e-post inkorg. Se till att ha så få in-boxar som möjligt, så att alla inkommande grejer är samlade på ett ställe. I grund och botten har en i-låda för papper grejer, och en för digital.
- 6Planera din dag i block. Har öppna block i mellan för brådskande saker som kommer upp. Du kan prova en timmes block, eller halv-timme block, beroende på vad som fungerar för dig. Eller prova detta: 40 minuters block, med 20 minuter mellan dem för diverse uppgifter.
- 7Först på morgonen, arbeta på din viktigaste uppgift. Gör inte något annat tills det är gjort. Ge dig själv en kort paus, och sedan börja på nästa viktigaste uppgift. Om du kan få 2-3 av dessa sker på morgonen, resten av dagen Brunsås.
- 8När du arbetar på en uppgift i taget blocket, stänga av alla andra distraktioner. Stäng av e-post och internet om möjligt. Stäng av din mobiltelefon. Försök att inte svara i telefonen om det är möjligt. Fokusera på att en uppgift, och försöka få det gjort utan att oroa andra saker.
- 9Om du känner behov av att kontrollera din e-post eller byta till en annan uppgift, stoppa dig själv. Andas djupt. Åter fokusera själv. Komma tillbaka till uppgiften. Om andra saker kommit medan du arbetar, lägg dem i in-box, eller ta en del av dem i din fånga systemet. Komma tillbaka till uppgiften.
- 10Då och då, när du har slutfört uppgiften, bearbeta dina anteckningar och in-box. Lägg till de uppgifter som din att göra-listor och åter räkna schemat om det behövs. Behandla din e-post och annan in-boxar med regelbundna och förutbestämda intervaller.
- 11Ta djupa andetag, sträck, och ta pauser då och då. Njut av livet. Gå ut och uppskatta naturen. Håll dig frisk.
Tips
- Det finns tillfällen då ett avbrott är så brådskande att man inte kan skjuta upp det tills du är klar med uppgiften. I så fall, försök att göra en anteckning om var du är (skriva ner anteckningar om du har tid) med uppgiften, och sätta alla handlingar eller anteckningar för denna uppgift tillsammans och åt sidan (kanske i en "åtgärd" mapp eller projekt mapp). Sedan, när du kommer tillbaka till denna uppgift, kan du dra ut din mapp och titta på dina anteckningar för att se där du slutade.
Saker du behöver
- Listor